График и правила документооборота - 2024 для организаций бюджетной сферы: новый подход с учетом изменений в Стандарт "Учетная политика" (обзор подготовлен экспертами компании "Гарант", 2024 г.)

1.1. Кто утверждает график документооборота при централизации учета

До внесения изменений в Стандарт "Учетная политика" ответ на вопрос, кто формирует и утверждает график документооборота при централизации учета, не вызывал сомнений - такой документ как элемент правил документооборота в составе единой учетной политики утверждался ЦБ (подп. "е" п. 14 Стандарта "Концептуальные основы", п. 8 Стандарта "Учетная политика").

Соответственно, иной подход в данной ситуации будет противоречить нормам действующего законодательства и может повлечь за собой претензии со стороны контролирующих органов. Обратите внимание: в Стандарте "Учетная политика" четко разграничены два понятия - субъект учета и централизованная бухгалтерия. Даже если субъект учета - государственное (муниципальное) бюджетное, автономное или казенное учреждение, орган государственной власти (местного самоуправления), - передал полномочия по ведению бухгалтерского/бюджетного учета и (или) составлению отчетности иному учреждению (ЦБ), а значит, является субъектом централизованного учета, он все равно остается субъектом учета (далее также - учреждение).

Новая норма Стандарта "Учетная политика" указывает на обязанность формирования и утверждения графика документооборота непосредственно субъектом учета - учреждением. В то же время, согласно п. 14 Стандарта "Концептуальные основы" при централизации учета должна составляться единая учетная политика, формируемая ЦБ. Указание на то обстоятельство, что при централизации учета передача/представление документов осуществляется в соответствии с утвержденным в рамках единой учетной политики графиком документооборота содержится в подп. "д" п. 9 Стандарта "Учетная политика".

Таким образом, наличие графика документооборота и в субъектах централизованного учета, и в ЦБ необходимо. Однако суть этих документов будет несколько отличаться друг от друга.

Дело в том, что ЦБ не сможет корректно с соблюдением всех требований, установленных п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика", подготовить графики документооборота для учреждений и за учреждения с учетом внутренней специфики деятельности каждой организации бюджетной сферы и назначением конкретных ответственных лиц, впрочем как и наоборот. Поэтому обязанность составления и утверждения детальных графиков документооборота остается за учреждениями. Ведь одной из задач, которую должен решить график документооборота - разграничить ответственность между ЦБ и учреждением или бухгалтерской службой учреждения и иными работниками учреждения, а также закрепить ответственность за формирование и своевременное представление конкретных первичных учетных и иных документов для их отражения в бухгалтерском учете за конкретным сотрудником учреждения. Благодаря такому подходу найти лицо, которое ответит за недостоверность отчетности по ст. 15.15.6 КоАП РФ, будет намного проще.

В частности, информацию о лице, ответственном за подготовку и/или направление документа (информации) и его подписание в отношении документов, которые формируются учреждением, ЦБ по-прежнему может указывать в утвержденном в рамках единой учетной политики графике документооборота обобщенно: "ответственное лицо субъекта централизованного учета". Но для учреждения в своем графике важно указать как наименование структурного подразделения учреждения, ответственного за осуществление факта хозяйственной жизни, так и должность лица, ответственного за его документальное оформление.

Вместе с тем, по нашему мнению, график документооборота, утвержденный в ЦБ, должен являться исходным/родительским документом, так сказать "единым образцом" для всех учреждений, устанавливающим общие требования к сведениям, которые должны содержаться в графике, а также нести в себе ту информацию, которая относится к полномочиям ЦБ. Например, порядок отражения документа в учете может установить только бухгалтерия. Иными словами, "единый" график документооборота, составленный ЦБ, по-прежнему будет являться частью правил документооборота и порядка взаимодействия между ЦБ и субъектами централизованного учета в составе единой учетной политики и основой для составления графика непосредственно в субъекте централизованного учета (см. п. 6 постановления Правительства РФ от 15.02.2020 N 153 "О передаче Федеральному казначейству полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им казенных учреждений").

Такой подход позволит обеспечить исполнение положений нормативных актов в части наличия графика документооборота в каждом субъекте учета, включая ЦБ и субъект централизованного учета. Ведь отсутствие в учреждении утвержденного графика документооборота ревизоры могут признать нарушением п. 6 Инструкции N 157н (см. представление Счетной палаты РФ от 07.06.2016 N ПР 13-185/13-03, п. 8 предписания Счетной палаты РФ от 18.05.2016 N ПП 01-28/02/2-04).

1.2. Выбор формы документа - в графике

График документооборота - этот тот документ, где должны быть поименованы все первичные учетные документы и иные документы (информация), которыми сопровождается оформление фактов хозяйственной жизни организации бюджетной сферы, а также регистры бухучета.

Приниматься к бюджетному/бухгалтерскому учету должны первичные учетные документы, составленные по унифицированным формам, а также самостоятельно разработанные документы, утвержденные в рамках учетной политики, для которых унифицированные формы отсутствуют (п. 25 Стандарта "Концептуальные основы"). Несмотря на тот факт, что унифицированные формы документов, поименованные в Приказе N 52н, не отменены и для них не установлен период действия, при составлении графика документооборота и выборе между документами из Приказов NN 52н и 61н, аналогичными по содержанию и сфере применения, приоритет настоятельно рекомендуем отдавать унифицированным форм, утвержденным Приказом N 61н. Подробнее см. здесь.

Таким образом, именно в графике документооборота закрепляется решение учреждения о применении той или иной формы документа для конкретных ситуаций.

График документооборота утверждается в составе учетной политики учреждения. В свою очередь, учетная политика формируется один раз - при создании учреждения. Далее в нее вносятся изменения/дополнения/уточнения, при этом изменения учетной политики производятся с начала года только в случаях, перечисленных в п. 12 Стандарта "Учетная политика", ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ). Подробнее об учетной политике организации бюджетной сферы см. здесь.

Может получиться так, что графиком документооборота при его формировании не будет предусмотрено использование какой-то формы документа. Бояться дополнять/уточнять график не стоит. Согласно подп."в" п. 14 Стандарта "Учетная политика" дополнение (изменение) графика документооборота новыми документами и (или) порядком их составления, передачи (представления) в том числе в целях перехода на электронный документооборот изменением учетной политики не считается. Соответственно, корректировки в график могут вноситься по мере необходимости на протяжении всей деятельности учреждения, а не только с начала нового отчетного года.

1.3. Вид представляемого документа - что важно знать

В соответствии с подп. "б" п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика" график документооборота должен содержать в том числе вид представляемого документа:

- электронный;

- электронный образ бумажного документа с приложением электронной копии документа (скан-копии);

- на бумажном носителе.

Для корректного составления графика документооборота во всех этих понятиях необходимо правильно ориентироваться.

Электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Такое определение электронного документа содержится в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ, регулирующего отношения в сфере поиска, получения, передачи, производства и распространения информации. Электронный документ в обязательном порядке подписывается квалифицированной электронной подписью (далее - ЭЦП), либо, в случаях, предусмотренных законодательством, простой электронной подписью (далее - ЭП) (п. 32 Стандарта "Концептуальные основы", ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона N 402-ФЗ, п. 1 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н, далее - Методуказания).

Документ на бумажном носителе - документ, изначально составленный на "бумаге", юридическая значимость и юридическая сила которого подтверждаются собственноручными подписями тех лиц, которые несут ответственность за совершение и оформление факта хозяйственной жизни.

Электронный образ бумажного документа с приложением электронной копии документа (скан-копии) - преобразованный в электронный вид документ, изначально оформленный на бумаге и подписанный собственноручно, в целях обмена информацией, содержащейся в бумажном документе, посредством электронного документооборота. Электронный образ - способ формирования "бумажного" документа с помощью программных средств (подп. "б" п. 10 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика"). Электронный образ, как и скан-копия, предполагает наличие подлинника документа, оформленного и подписанного на бумаге (см. также п. 32 Стандарта "Концептуальные основы"). На цифровом языке скан-копия - это файл, который содержит внутри себя данные бумажного документа, переведенные в электронный вид. В результате документ, созданный сначала как "бумажный", преобразуется в электронную копию бумажного документа - скан-копию такого документа.

Скан-копия не является электронным документом. Обязательным условием принятия скан-копии к бухгалтерскому/бюджетному учету является ее подписание ЭЦП должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа (п. 12 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика", п. 6 Методуказаний, раздел 1 приложения N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н, далее - приложение N 5). Как и любая копия, электронная копия документа должна быть заверена. Подписание скан-копии ответственным лицом с применением ЭЦП как раз и является заверением электронной копии документа, сформированного на бумажном носителе.

Отметим, что наличие скан-копии не освобождает учреждение от обязанности хранить подлинники документов, сформированные на бумажном носителе (п. 15 Стандарта Концептуальные основы"). Копия - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013). Однако юридической силы и значимости копия не имеет. В ситуациях, когда по каким-то причинам оригинал документа отсутствует, но есть его копия, целесообразно запрашивать или использовать дубликат документа, т. е. повторный экземпляр подлинника документа (п. 22 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013, п. 16 Инструкции N 157н).

Обратим внимание на еще одну немаловажную деталь. Положения нормативных актов, регулирующих порядок применения первичных документов и регистров бухучета, не позволяют сделать вывод, что "бумажные" копии документов могут использоваться в качестве самостоятельных документов, принимаемых в бюджетному/бухгалтерскому учету. В отличие от скан-копии, предоставление заверенной в установленном порядке копии документа, сформированной на бумажном носителе, также не предусмотрено подп. "б" п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика" в качестве одного из видов документов, представляемых в целях ведения бухгалтерского/бюджетного учета, а именно в целях отражения на их основе корреспонденций счетов и занесения информации в регистры. Да, без копий документов в хозяйственной деятельности учреждения действительно не обойтись. Так, в частности, к Акту приема-передачи (ф. 0510448) в обязательном порядке должны прилагаться копии инвентарных карточек (п. 64.7 Методуказаний к Приказу N 61н). Еще один пример, также связанный с Актом о приеме-передаче нефинансовых активов (ф. 0510448), - оформление передающей стороной копии электронного документа "на бумаге" - Акта (ф. 0510448), в связи с отсутствием технической возможности обмена электронными документами между контрагентами. Поскольку документ является двусторонним, при безвозмездной передаче нефинансовых активов между организациями бюджетной сферы может возникнуть необходимость в создании таких копий. Копия электронного документа передающей стороны будет являться основанием для оформления в одностороннем порядке принимающей стороной Акта (ф. 0510448) в своей части и неотъемлемой частью (приложением) сформированного учреждением-получателем электронного документа. В свою очередь, получателю также следует направить копию оформленного им электронного документа передающей стороне. Но для отражения в учете операции только "бумажной" копии Акта (ф. 0510448) недостаточно. Совокупность электронного документа учреждения и копии электронного документа на бумажном носителе, сформированного контрагентом, подтвердит совершение операции и позволит принять документы к учету. Кроме того, целесообразно предусмотреть в графике, кто ответственный за составление "бумажной" копии Акта (ф. 0510448), сформированного в виде электронного документа, а также за ее направление второй стороне неденежных расчетов при таком особом документальном оформлении безвозмездной передачи в случае отсутствия технической возможности электронного документооборота между участниками расчетов.

Напомним - копии электронных и бумажных документов, представляемые на бумажном носителе, должны заверяться в порядке, установленном в учетной политике (см. п. 32 Стандарта "Концептуальные основы", п. 6 Методуказаний к Приказу N 61н, раздел 1 приложения N 5 к Приказу N 52н).

Таким образом, знание того, что такое вид представляемого документа и каким он может быть, поможет более корректно подготовить график документооборота.

Отметим - вид представляемого документа также может меняться в течение года. Например, при поэтапном переходе на формирование электронных документов сначала в графике может быть предусмотрено предоставление "бумажного" документа или скан-копии, а по мере организационно-технической готовности такой вид возможно изменить на "электронный документ". Напомним - внесение таких изменений в график документооборота в течение года не считается изменением учетной политики в понимании Стандарта "Учетная политика". т. е. не требует обязательного применения скорректированных положений с начала года (подп. "в" п. 14 Стандарта "Учетная политика").

1.4. Предзаполнение документа - когда, зачем и почему

В настоящее время форма графика документооборота должна содержать сведения о предзаполнении документа (подп. "в" п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика"). Здесь важно понимать последовательность и алгоритм действий. Считаем, что предзаполнение документа, как процесс, можно рассматривать в 2-х вариантах.

Первый вариант предзаполнения документа предполагает, что ответственное лицо бухгалтерии или ЦБ самостоятельно создает первичный документ, вносит в него все необходимые данные/сведения из регистров и передает "предзаполненный" документ лицу, ответственному за дальнейшую судьбу документа, для завершения его формирования и подписания ответственными лицами субъекта учета. Примерами документов с подобным предзаполнением могут быть сформированные распоряжения на оплату или подготовленные бухгалтером инвентаризационные описи.

Так, в частности, согласно п. 64.115 Методуказаний Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466) формируется ответственным исполнителем бухгалтерской службы на основании Решения (ф. 0510439) (см. также п. 15 Приложения N 1 к Стандарту "Учетная политика"). Однако на этом полномочия такого исполнителя могут заканчиваться, потому что:

- сотрудник не является членом инвентаризационной комиссии;

- сотрудник не отвечает за последующие события, связанные с этим документом.

Фактически, функция лица из бухгалтерии/ЦБ заключается в создании первичного документа с обязательным заполнением необходимых данных на первичном этапе и передаче "предзаполненного" документа в установленный срок.

При втором варианте предзаполненный документ не будет являться заранее подготовленным документом. Сначала документ формируется ответственным лицом, а затем при необходимости может быть заполнен частично иным ответственным лицом из состава бухгалтерской службы. В таком случае предзаполнение документа будет предполагать внесение в уже сформированный документ данных и (или) отдельных реквизитов документа иным лицом, если лицо, ответственное за составление документа, не имеет возможности самостоятельно внести в документ необходимые данные из регистров бухучета.

К примеру, при формировании Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) в зависимости от типа причины составления этого документа графы могут предзаполняться с возможностью корректировки на основании, в частности, следующих данных регистров бухгалтерского учета (см. Методические рекомендации, доведенные письмом Минфина России от 01.12.2022 N 02-07-07/117981):

- Карточки капитальных вложений (ф. 0509211),

- Инвентарных карточек (фф. 0509215, 0509216).

Отметим, что некоторые первичные документы вообще не требуют предзаполнения сведений из регистров бухучета, например: Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458), Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461). Кроме того, во многих созданных документах необходимые данные могут заполняться и автоматически. В частности, в графах 4 - 6 Решения о списании задолженности, невостребованной кредиторами со счета___ (ф. 0510437) указываются наименование, номер и дата документа-основания возникновения задолженности. Пунктом 27 Методуказаний установлено, что формирование указанных выше данных осуществляется автоматически из регистров бухучета, т. е. в данном случае при формировании документа с использованием программных средств дополнительное предзаполнение документа иным лицом также не потребуется.

Таким образом, далеко не все первичные документы нуждаются в предзаполнении. Поэтому организации бюджетной сферы следует:

- во-первых, определиться с одним из вариантов предзаполнения,

- во-вторых, прежде чем приступить к корректировке своего графика документооборота, целесообразно подготовить перечень документов, однозначно требующих предзаполнения иным лицом.

Ответственный момент - порядок передачи предзаполняемого/предзаполненного документа. В тех случаях, когда в организации бюджетной сферы налажен электронный документооборот, трудностей возникнуть не должно. Однако в ситуациях, когда бухгалтерский/бюджетный учет учреждения, к примеру, ведет ЦБ, а формирование документов происходит "на бумаге", процесс передачи документов на предзаполнение и обратно может затянуться или быть не таким оперативным, как это необходимо.

Но даже работая в единой автоматизированной бухгалтерской программе, необходимо продумать и грамотно организовать процесс представления документов на предзаполнение и их возврат ответственному за составление лицу (к примеру, возможно кому-то потребуются расширенные права или дополнительный доступ к базе данных). Отметим, что пользователи некоторых бухгалтерских программ могут прямо в информационной системе общаться друг с другом посредством текстовых сообщений. Выбор цифрового способа оповещения о необходимости поучаствовать в формировании документа поможет значительно ускорить процесс предзаполнения документов.

Эффективность взаимодействия между лицом, ответственным за составление/оформление документа, и иным лицом, ответственным за предзаполнение документа, призваны обеспечить грамотно составленный график документооборота, в котором указываются сроки отражения необходимых реквизитов (подп. "в" п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика"), а также правила документооборота, в которых целесообразно закрепить механизм такого взаимодействия. Полагаем, что степень ответственности за совершаемые действия повысит не только ознакомление заинтересованных работников/сотрудников с графиком и правилами документооборота, но и внесение дополнений в трудовые договоры (служебные контракты, должностные регламенты) об обязанности качественно исполнять обязанность формировать документы с соблюдением технологии их составления, а также установленных для каждого документа сроков.

1.5. Сроки составления и подписания документов

Положения Закона N 402-ФЗ и нормы Стандарта "Учетная политика" обязывают учреждения осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского/бюджетного учета и составления отчетности, а п. 20 Стандарта "Концептуальные основы" - еще и внутренний контроль первичных документов.

Наряду с прочим график документооборота должен содержать информацию со сроками (подп. "г" п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика"):

- составления документа с учетом мероприятий внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни за правильностью составления;

- подписания документа.

Это означает, что в рамках положения о внутреннем контроле учреждение должно четко определить - будет ли при составлении/оформлении документов использоваться метод самоконтроля или здесь необходимы контроль по уровню подчиненности, смежный или иной метод контроля. Подробнее о внутреннем контроле в учреждении см. здесь.

От выбранного метода контроля будет зависеть корректность установления сроков составления/оформления и подписания документов, т. к. самоконтроль подразумевает, что каждый работник при выполнении своих должностных обязанностей, в том числе при оформлении и подписании документов, принимает на себя ответственность за то, что конкретная операция совершена им в рамках его компетенции с соблюдением всех требований законодательства РФ. Если же учреждение предпочтет иной метод внутреннего контроля, то в этом случае сроки составления/оформления и подписания документов могут быть иными.

Одним из вариантов, рассматриваемых как метод внутреннего контроля при составлении документов, может быть их визирование, к примеру, руководителем структурного подразделения или отдела. Визирование - это проставление уполномоченным лицом подписи, удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием документа и согласен с ним. Организовать процесс визирования или санкционирования возможно и при электронном документообороте. Причем некоторые первичные документы в составе своих реквизитов уже подразумевают этапы предварительного контроля, к примеру, Решения о командировании (фф. 0504512, 0504515). Таким образом, решение о выборе метода внутреннего контроля должно быть взвешенным и благоразумным.

На обязательное подписание документов различными ответственными лицами согласно порядку составления конкретного документа также следует предусмотреть разумный срок. Идеальный вариант, когда документ в течение одного дня формируется и согласовывается всеми должностными лицами, а также утверждается руководителем учреждения или иным ответственным лицом, на практике для ряда документов мало реалистичен. Следует четко определить, сколько времени отводится каждому из участников цепочки для оформления и (или) подписания документа на своем этапе. Только в этом случае сроки составления и подписания будут указаны в графике документооборота корректно и правильно, а не формально и условно.

1.6. Способ отражения документов - важная составляющая графика документооборота

Порядок отражения бухгалтерией первичных учетных документов в бухгалтерском/бюджетном учете включает в том числе способ их отражения (подп. "е" п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика"). Отметим, что нормативные акты, регулирующие порядок применения первичных документов и регистров бухучета, не разъясняют, что имеется в виду под способом отражения первичного учетного документа в бухгалтерском/бюджетном учете.

Вместе с тем полагаем, что под способом отражения подразумеваются те действия, которые последуют за предоставлением документов в целях их принятия к бухгалтерскому/бюджетному учету. В частности, это может быть:

- отражение бухгалтерских записей в учете;

- внесение данных в регистр бухучета или необходимость его открытия/закрытия;

- потребность в принятии бюджетных и денежных обязательств;

- обязанность в формировании платежных документов и прочее.

Причем операции, связанные со способом отражения документов в учете, могут быть как единичные, так и оформляться в совокупности.

Например, предоставленный в бухгалтерию/ЦБ Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) влечет за собой:

- оформление корреспонденций счетов в части расчетов с подотчетником;

- формирование платежных документов (при необходимости) в целях перечисления (выдачи) подотчетному лицу окончательного расчета при перерасходе, а также корректировку ранее принятых обязательств или принятие денежного обязательства при условии, что аванс не выдавался;

- составление ПКО (ф. 0310001) (при необходимости) для возврата остатка денежных средств в кассу или предоставление реквизитов сотруднику для возврата средств на лицевой счет;

- внесение данных в регистр бухучета - Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071).

Соответственно, для того, чтобы корректно заполнить информацию о способе отражения документов, необходимо проанализировать, какие шаги будут предприняты бухгалтерией дальше на основании представленного документа, т. е. что будет являться конечным результатом его обработки.

Еще раз отметим - по нашему мнению способ отражения документов при централизации учета должен содержаться в обязательном порядке в графике документооборота, составленном ЦБ, а в графике учреждения - субъекта централизованного учета возможно формирование такой информации исключительно на основе утвержденного в рамках единой учетной политики при централизации учета графика документооборота.

1.7. Уведомления и требования - важная составляющая графика или порядка взаимодействия

В соответствии с общими требованиями к графику документооборота в нем также должен указываться срок направления (при необходимости) уведомления о результатах внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни и (или) направления в целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни требования о представлении дополнительных документов (информации, пояснений), а также сроки их представления (подп. "е" п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика").

Уведомление о результатах внутреннего контроля в отношении представленных в бухгалтерию/ЦБ документов - это, по сути, информирование ответственных лиц:

а) о достоверности полученных документов и принятии их к бюджетному/бухгалтерскому учету;

б) о выявлении фактов, указывающих на наличие ошибки в документах и поручением их исправить;

в) о сомнительности документа в целом при поступлении первичных учетных документов, не соответствующих требованиям законодательства Российской Федерации.

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере. При предоставлении Ведомости выпадающих доходов (ф. 0510838) ответственным за обработку документа и его принятие к бухгалтерскому/бюджетному учету лицом было обнаружено, что графа 9 "код дохода по бюджетной классификации Российской Федерации" заполнена неверно, а именно, указан недействующий КБК. Всем известно, что в документах заполняются действующие на отчетную дату КБК. Соответственно, сотрудник бухгалтерии или ЦБ направляет ответственному за оформление и (или) подписание данного первичного документа уведомление с информацией о содержащейся в документе ошибке и необходимости ее исправления с указанием конкретного срока представления нового (исправленного) документа.

Требование о представлении дополнительных документов (информации, пояснений) - это запрос, который обязывает ответственных за создание/формирование и (или) подписание документов лиц предоставить в бухгалтерию дополнительно необходимые документы (информацию, пояснения) в установленный срок. Правомочность требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в том числе представления документов (сведений), необходимых для ведения учета, закреплена в ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

К примеру, в строке "Приложение" Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) подотчетным лицом указываются количество документов, подтверждающих произведенные им расходы, и количество листов принимаемых документов. При предоставлении этого документа в бухгалтерию/ЦБ может оказаться так, что документов не хватает. Следовательно, бухгалтер вправе направить требование о представлении тех документов, которые заявлены в Отчете (ф. 0504520).

Другой пример. Субъектом учета предоставлен первичный документ, который является основанием для принятия в том числе денежного обязательства. При его проверке бухгалтером установлено, что договор, указанный в "первичке" в качестве документа-основания, не поставлен на учет как обязательство учреждения, поскольку не был представлен ранее. Соответственно, направляется требование о разъяснении сложившейся ситуации и предоставлении договора для постановки на учет.

Еще один вариант выявления фактов, указывающих на наличие ошибки в связи с непередачей либо несвоевременной передачей первичных учетных документов - поступление "доходных" платежей от контрагентов при отсутствии в учете начисленных доходов и признанной дебиторской задолженности. Бухгалтер должен потребовать представить документы-основания для отражения в учете соответствующих начислений, чтобы исключить факт отражения в учете недостоверных показателей кредиторской задолженности по доходам.

График документооборота должен составляться в понятной и доступной для всех пользователей наглядной форме. Как правило, в качестве способа представления графика документооборота в большинстве случаев выбирается таблица. Однако это не является обязательным условием при наполнении графика. По нашему мнению, график документооборота может содержать:

- либо дополнительную текстовую часть к табличной (общую часть к графику), устанавливающую порядок направления уведомлений и требований с указанием сроков;

- либо указание (сноску/ссылку) на то, что порядок направления уведомления и (или) требования, с указанием сроков определен в правилах документооборота, а именно в порядке взаимодействия при документообороте для бухгалтерского учета.

Это можно объяснить следующим: целесообразно разработать единый подход направления уведомлений и требований с установлением оптимальных сроков в отношении всех документов в целом, а не каждого по отдельности. Кроме того, такой вариант оформления "разгрузит" график документооборота от лишних граф (при условии, что график представлен в таблице), в которых будет указываться идентичная информация.

Конечно, существует и третий вариант - включить информацию о сроках направления уведомления и (или) требования непосредственно в сам график документооборота:

- по каждому документу;

- или Уведомление и Требование (запрос) включаются в табличную часть графика в качестве самостоятельных документов с указанием единого срока их формирования и направления лицу, ответственному за оформление факта хозяйственной жизни, а также с установлением срока, в течение которого должен поступить исправленный (корректирующий) документ или ответ на запрос.

Выбрать для себя вариант оформления придется каждому учреждению самостоятельно, ведь типовая форма графика документооборота не установлена, но утверждены обязательные общие требования к организации документооборота в бухгалтерском учете.

Отметим, что унифицированных форм уведомления о результатах внутреннего контроля относительно принимаемых к учету документов и требования о представлении дополнительных документов нет. Следовательно, если учреждение планирует использовать такие документы в своей деятельности на "бумаге", их следует разработать и утвердить в рамках учетной политики.

В то же время, при электронном документообороте или обмене информацией иными цифровыми способами необходимости в разработке таких документов может не возникнуть. Ведь, как уже отмечалось ранее, механизм электронного документооборота допускает общаться посредством оповещений, что позволяет своевременно уведомлять ответственных лиц о результатах контроля за принимаемыми к бюджетному/бухгалтерскому учету документами, а также направлять требование о представлении дополнительных документов (информации, пояснений) в максимально короткие сроки. Порядок такого электронного взаимодействия при наличии технической возможности также следует закрепить в порядке взаимодействия при документообороте для бухгалтерского учета.

Кроме того, в соответствии с подп. "е" п. 14 Стандарта "Концептуальные основы" не только учреждение должно передавать информацию в ЦБ, есть и обратное взаимодействие - ЦБ также должна представлять субъектам централизованного учета информацию (документы), сформированную/используемую при осуществлении ЦБ переданных полномочий, на основании утвержденного графика документооборота. И не только ЦБ - бухгалтерия учреждения также должна обеспечивать иных сотрудников учреждения необходимой информацией. Соответственно, следует определить порядок представления бухгалтерской службой данных бухгалтерского/бюджетного учета, сформированных в регистрах бухучета и (или) отчетности, субъекту учета, в целях составления ответственными лицами учреждения документов, формируемых в рамках осуществления субъектом учета своей деятельности (подп. "ж" п. 5 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика"). Возможно формирование в табличной форме графика документооборота перечня информации, которая может потребоваться учреждению. Такой подход вполне обоснован для информации, которая необходима учреждению для представления различных отчетов на постоянной основе с определенной периодичностью (например, статистической отчетности, отчетов о выполнении условий предоставления трансфертов или о результатах деятельности учреждения). Однако, на наш взгляд, целесообразно дополнительно определить общий порядок такого взаимодействия структурных подразделений учреждения и сотрудников бухгалтерской службы (ЦБ) вне табличной части графика документооборота, в том числе в целях представления дополнительных сведений по запросу. Порядок представления данных бухгалтерского учета, определенный в графике и/или правилах документооборота (порядке взаимодействия при документообороте для бухгалтерского учета), должен включать в себя срок представления бухгалтерской службой запрашиваемой информации.

2.1. Правила документооборота - обязательный документ для всех учреждений!

Согласно п. 15 Стандарта "Концептуальные основы", подп. "д" п. 9 Стандарта "Учетная политика" правила документооборота - это обязательный документ для организации бюджетной сферы, даже если полномочия по ведению бухгалтерского/бюджетного учета и составлению отчетности переданы иному учреждению или ЦБ. То есть такой документ должен разрабатываться и утверждаться субъектом учета самостоятельно.

В то же время правила документооборота являются неотъемлемой частью единой учетной политики при централизации учета, в которых должен содержаться в том числе порядок взаимодействия между централизованной бухгалтерией и субъектами централизованного учета (подп. "е" п. 14 Стандарта "Концептуальные основы"). Например, на федеральном уровне правила документооборота устанавливаются в рамках единой учетной политики при централизации учета актом уполномоченного органа (подп. "д" п. 3 Общих требований, утв. постановлением Правительства РФ от 2712.2019 N 1890, подп. 2.1 п. 2 Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 01.12.2021 N 02-07-07/98091).

В соответствии с п. 3 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика" организация документооборота в бухгалтерском/бюджетном учете осуществляется руководителем субъекта учета и (или) руководителем ЦБ согласно утвержденному в рамках учетной политики графику документооборота и правилам документооборота. Следовательно, правила документооборота, как и график документооборота, должны быть разработаны и утверждены и на "местах" - в учреждениях, и в ЦБ. Однако необходимо учитывать, что если ведение бухгалтерского/бюджетного учета и (или) составление бухгалтерской (финансовой) отчетности осуществляется по договору/соглашению иным учреждением/ЦБ, то порядок документооборота устанавливается с учетом особенностей организации ведения бухгалтерского учета, предусмотренных таким договором/соглашением (п. 22 Стандарта "Концептуальные основы").

Таким образом, по нашему мнению, при централизации учета должны быть разработаны единые правила документооборота, устанавливающие общий порядок и технологию составления и представления документов, а также наряду с прочими положениями учитывающие нюансы взаимодействия ЦБ и субъектов централизованного учета в части организации документального оформления фактов хозяйственной жизни, а также взаимного представления/получения необходимых документов, информации, сведений.

Вместе с тем, наличие подобного документа (или ряда документов, регламентирующих вопросы организации документооборота) в самом учреждении также необходимо. При этом порядок документооборота должен учитывать единые требования, установленные ЦБ, а также предусматривать специфику деятельности внутри учреждения, более подробно и точно раскрывать порядок, последовательность, сроки создания, согласования, подписания документов, конкретные должности ответственных лиц, назначаемых в самом учреждении.

2.2. Даты первичного документа - на что обратить внимание

В п. 7 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика" в том числе указано:

а) при составлении первичного учетного документа обеспечивается, в частности, отражение даты, позволяющей идентифицировать данный документ в системе документооборота для бухгалтерского учета, в период его составления до подписания;

б) если дата составления первичного учетного документа и (или) дата подписания документа отличается от даты (периода) совершения факта хозяйственной жизни, оформляемого этим первичным учетным документом, в составе обязательных реквизитов такого документа отражается информация о дате (периоде) совершения такого события.

То есть речь идет о нескольких разных датах в одном первичном документе. Рассмотрим вопрос подробнее.

К обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся (п. 2 ст.  9 Закона N 402-ФЗ, п. 25 Стандарта "Концептуальные основы"):

- в заголовочной части - дата составления первичного документа (дата формирования сведений);

- в содержательной части - содержание факта хозяйственной жизни (включая период оказания/потребления услуги/работы);

- в оформляющей части - наименование и подписи должностного лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события с указанием даты подписания документа.

В целях идентификации первичного документа учреждению следует указывать наименование документа и дату, отражаемую в его заголовочной части (документ от ЧЧ.ММ.ГГ). Вместе с тем датой совершения операции, оформленной документом, нередко является дата его подписания (указанная в оформляющей части), или же дату определяет непосредственно содержание факта хозяйственной жизни (например, период оказания услуги/работы), которое отражается в содержательной части. Например, обязательства возникают датой подписания документа об электронной приемке заказчиком и не определяются датой формирования документа. Другой пример - дата формирования Требования-накладной (ф. 0510451) не определяет дату фактического перемещения материальных ценностей между ответственными лицами, здесь важна дата приема-передачи имущества, которая фиксируется датой подписания документа указанными лицами. Также необходимо иметь в виду: если дата составления и/или подписания первичного документа будет отличаться от даты совершения факта хозяйственной жизни (периода оказания услуги), то отражение в документе информации о дате (периоде) совершения факта хозяйственной жизни является обязательным. Цель данного подхода - реализация метода начисления, а также своевременного отражения операций в том периоде, к которому они относятся (п. 16 Стандарта "Концептуальные основы", письмо Минфина России от 11.11.2022 N 02-06-07/110108).

Ярким примером разных дат в документе является акт об оказании коммунальных услуг. Не редко дата составления документа контрагентом (поставщиком коммунальных услуг) - первые числа очередного календарного месяца, следующего за месяцем оказания коммунальных услуг. Поступить акт в учреждение также может гораздо позже и, соответственно, дата его подписания со стороны учреждения будет отличаться от даты составления документа контрагентом, а в содержательной части документа указывается месяц (период) потребления услуги. Налицо факт присутствия разных дат в одном первичном документе. При этом дата составления и подписания акта оказанных услуг никак не влияет на дату фактического потребления услуг. Как правило, расходы на "коммуналку" отражаются в учете последней датой периода оказания (потребления) услуг, т. е. по факту завершения события в определенном периоде (см. также письмо Минфина России от 25.10.2019 N 02-06-10/82420). А в отсутствие электронной приемки "коммуналки" дата подписания документа не влияет и на дату возникновения обязательств учреждения за потребленные коммунальные услуги.

Кроме того, при создании электронных документов непосредственно ответственными лицами учреждения ни сформировать, ни подписать документ "задним" числом невозможно, а значит, ситуация, когда дата совершения операции будет отличаться от дат составления и подписания документов ответственными лицами, может складываться довольно часто не только из-за "нерадивости" сотрудников, но и в результате объективных причин. Если все эти даты в документе отражены в пределах одного месяца, такие расхождения не противоречат принципу равномерности признания доходов и расходов и допущению временной определенности фактов хозяйственной жизни. Главное - отразить операцию в месяце, в котором произошел факт хозяйственной жизни и не допустить искажение отчетных показателей за отчетный период. Но документ, оформляющий событие прошлого месяца, может быть сформирован и подписан в очередном месяце даже при соблюдении всех требований, определенных порядком формирования документов. Соответственно, порядок и технология формирования документа должны предусматривать создание документов в сроки, максимально приближенные к дате совершения факта хозяйственной жизни, а также обеспечить возможность определить дату фактического совершения операции на основании содержания факта хозяйственной жизни.

Таким образом, помимо прочего, разработанные правила документооборота, а именно порядок и технология формирования документов, в которых дата факта хозяйственной жизни может отличаться от даты их создания и/или подписания первичного документа исходя из содержания события (операции), должны предусматривать создание документов в сроки, максимально приближенные к дате совершения факта хозяйственной жизни, а также обеспечить возможность определить дату (период) фактического совершения операции на основании содержания факта хозяйственной жизни, в том числе посредством соблюдения единых регламентов составления, представления и обработки унифицированных форм "первички". Ведь в определенных ситуациях такой подход гарантирует более корректное и своевременное отражение расходов/доходов, иных объектов учета в бюджетном/бухгалтерском учете.

2.3. Перечень ответственных лиц

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в сроки, предусмотренные графиком документооборота, для отражения в бухгалтерском/бюджетном учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы. Таково требование п. 24 Стандарта "Концептуальные основы" и пп. 3, 8 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика".

Соответственно, в локальном документе учреждения должен быть закреплен перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, например:

- лиц, обладающих правом первой и второй подписи (например, на денежных и расчетных документах);

- лиц, наделенных полномочиями на получение товаров и/или приемку товаров, работ, услуг;

- лиц, ответственных за оформление бланков строгой отчетности;

- лиц, отвечающих за создание, согласование, подписание и передачу документов в бухгалтерию или ЦБ.

Соответствующие полномочия по подписанию конкретных документов могут быть закреплены за разными уполномоченными лицами. Например, руководитель учреждения может делегировать свои полномочия по подписанию отдельных документов заместителям или иным лицам с учетом их компетенций и исходя из взаимосвязи операций, которые оформляются конкретными документами, с должностными обязанностями (регламентами) указанных лиц.

Кроме того, распределение "ролей" при формировании и подписании документов разными ответственными лицами "по цепочке" - одна из важных задач при организации документооборота. Например, при создании Решения о командировании (ф. 0504512) предусмотрен ряд лиц, которые подписывают документ в части вопросов, находящихся в их компетенции. Начиная от лица, ответственного за заполнение документа, ведь это не обязательно подотчетное лицо - командируемый сотрудник. Кроме того, документ подписывают ответственные лица кадровой службы и финансово-экономического подразделения. Определение конкретных лиц, ответственных за подписание той или иной информации в документе играет важную роль. При распределении ролей и наделении сотрудников полномочиями по подписанию конкретных документов необходимо учесть должностные регламенты/инструкции сотрудников и закрепить перечень таких лиц решением руководителя.

Но наделить сотрудников полномочиями недостаточно. Для формирования электронных документов необходимо организовать получение сотрудниками ЭЦП или ЭП согласно их "роли" при подписании документа. Соответственно, в правилах документооборота не лишним будет предусмотреть порядок обеспечения соответствующими подписями сотрудника/работника, в частности, в случаях, когда он впервые принимается на работу, при совмещении или замещении должностей и т. п. Целесообразно также продумать механизм передачи права подписи иному ответственному лицу ввиду отсутствия сотрудника/работника в связи с болезнью, командировкой или отпуском. Кроме этого, весьма желательно, чтобы правила документооборота содержали описание самой процедуры получения подписи - кто ответственный за оформление необходимых документов и заявок на получение ЭП или ЭЦП, в какие сроки должны быть получены подписи и прочее.

2.4. Один первичный документ на несколько событий - возможно ли такое?

В соответствии с подп. "а" п. 9 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика" допускается оформление одного первичного учетного документа при осуществлении нескольких связанных между собой фактов хозяйственной жизни.

Отметим, что указанный подход уже содержится в порядке формирования некоторых первичных документов. То есть на основе одного первичного документа в учете могут отражаться как разные объекты учета, так и формироваться отдельные корреспонденции счетов разными датами при наступлении определенных событий.

Например, таким документом является Извещение о начислении дохода (уточнении начисления) (ф. 0510432). Во-первых, Извещение (ф. 0510432) применяется в том числе для признания доходов будущих периодов. Во-вторых, на основании этого же документа в дальнейшем доходы будущих периодов могут признаваться доходами текущего года, для этого в разделе 3 Извещения (ф. 0510432) предусмотрен специальный реквизит "Дата признания доходов" (графа 10), а также раздел 5 "График исполнения платежей". При наступлении даты признания доходов сформированная Бухгалтерская справка (ф. 0504833), необходимая для отражения операций по признанию доходов текущего финансового года, выступает как бухгалтерский документ, созданный на основании ранее оформленного первичного документа - Извещения (ф. 0510432). Таким образом, одного первичного документа достаточно для отражения в учете нескольких взаимосвязанных событий - начисления доходов будущих периодов и их дальнейшего признания в составе доходов текущего года.

Поскольку создание одного документа на несколько связанных между собой фактов хозяйственной жизни сейчас вполне допустимо, отдельные случаи такого формирования документов при отсутствии прямого указания на возможность оформления разных событий одним документом целесообразно установить в правилах документооборота. Напомним - под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Влияние это может выражаться в уменьшении или увеличении активов, в изменении обязательств, а также других показателей, характеризующих финансовое состояние субъекта учета.

Отметим, что такой подход может помочь в решении одной из задач, определенных правилами документооборота, а именно: обеспечение однократности ввода информации при формировании документов и исключение дублирования процедур сбора информации (подп. "в" п. 7 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика"). Вместе с тем, допуская в правилах документооборота возможность оформления одного первичного документа на несколько связанных между собой фактов хозяйственной жизни, учреждению следует сначала проанализировать - какие события бухгалтерской жизни можно отнести к взаимосвязанным.

2.5. Периодичность составления документов

Согласно ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 21 Стандарта "Концептуальные основы" первичные (сводные) учетные документы должны составляться в момент совершения фактов хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после их окончания.

В то же время, правилами документооборота разрешается установить иную периодичность составления первичных учетных документов, исходя из существа события и обеспечения достоверности отражаемой в документе информации (например, сутки, неделя, месяц, квартал), при условии их составления на отчетную дату (подп. "б" п. 9 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика").

Считаем, что для некоторых хозяйственных операций такой подход будет более чем оправдан. Ведь ежедневное формирование определенных документов может быть трудоемким и избыточным. Приведем несколько примеров:

1. Списание ГСМ при эксплуатации автомобильного транспорта может осуществляться на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0510460). Акт (ф. 0510460) оформляется, как правило, на основании данных, содержащихся в представленных ответственными лицами путевых листах. При ежедневном использовании служебного транспорта путевые листы заполняются также каждый день. При этом путевые листы не являются первичным учетным документом, а значит, необходимо оформить дополнительно документ на списание. Однако, если для отражения списания ГСМ в учете выбран Акт (ф. 0510460), его ежедневное оформление является практически непосильной задачей с учетом необходимости зафиксировать решение комиссионно. Да и отражение в учете операций по списанию ГСМ "в режиме реального времени" также трудоемкий процесс. Цель списания - не столько ежедневно отслеживать остаток топлива "в баке", сколько контроль за расходованием ГСМ с соблюдением норм в течение определенного периода, позволяющий достоверно сформировать затраты (себестоимость) или расходы учреждения в конкретном отчетном периоде. Учреждение может принять решение о формировании первичного документа, принимаемого к учету в целях списания топлива, к примеру, 1 раз в неделю или по итогам календарного месяца.

2. Организация бюджетной сферы производит и продает готовую продукцию. Учетной политикой учреждения закреплено, что реализация готовой продукции, товаров отражается в учете на основании универсального передаточного документа (далее - УПД). По условиям долгосрочного договора осуществляются 2-4 однотипные отгрузки готовой продукции партиями в месяц в адрес одного и того же контрагента. В этом случае достаточным будет составлять УПД ежемесячно.

3. Порядок работы постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов может предусматривать проведение заседаний, например, два раза в месяц, или 1 раз в последний рабочий день месяца. Соответственно, Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) для объектов основных средств - движимого имущества, приобретенного в течение месяца, будет оформляться ответственным лицом по итогам месяца. Такой подход вполне оправдан, ведь организовывать заседание профильной комиссии при каждой закупке нефинансовых активов в целях формирования Решения (ф. 0510441) не позднее рабочего дня, следующего за днем завершения капитальных вложений в объект, крайне затруднительно и не эффективно с точки зрения экономии рабочего времени. При этом главная задача - признание объектов НФА в учете в месяце их приобретения (окончания формирования фактической стоимости) будет достигнута и учетные данные не будут искажены.

4. Порядок отражения в учете долгосрочных договоров возмездного оказания услуг предусматривает возможность отразить расчеты с дебиторами и признать доходы будущих периодов не только по факту подписания договора, но и иной датой. Главное условие - отразить в учете признание предстоящих доходов не позднее следующего месяца (п. 11 Стандарта "Долгосрочные договоры"). Правилами документооборота может быть предусмотрено формирование первичных документов не по факту заключения договоров, а по итогам текущего месяца в отношении договоров, заключенных в текущем месяце - например, последним рабочим днем текущего месяца.

Однако очень важно, чтобы сроки составления первичных документов были предельно разумными, ведь не стоит забывать об обязательном условии - первичные (сводные) документы должны быть готовы к моменту подготовки и сдачи отчетности, а факты хозяйственной жизни должны быть отражены в том отчетном периоде, в котором они фактически произошли.

Напомним, что под отчетной датой понимается дата, на которую составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность за отчетный период (п. 5 Стандарта "Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности"). В свою очередь, бюджетная/бухгалтерская отчетность составляется учреждениями на следующие даты: месячная - на первое число месяца, следующего за отчетным, квартальная - по состоянию на 1 апреля, 1 июля и 1 октября текущего года, годовая - на 1 января года, следующего за отчетным (п. 2 Инструкции N 191н, п. 2 Инструкции N 33н).

Таким образом, установление иной периодичности составления первичных учетных документов должно осуществляться в учреждениях с учетом принципа осмотрительности, т. е. с определенной степенью осторожности. Полагаем, что выбор квартальной периодичности подготовки документов не всегда позволит соблюсти вышеназванный принцип. Соответственно, по нашему мнению, максимально предельный срок периодичности, который допустимо определить для оформления первичных документов - ежемесячно!

2.6. Один первичный документ для однотипных операций

Наряду с возможностью формирования одного первичного документа на несколько связанных между собой событий допускается оформление одним первичным учетным документом (ведомостью) совокупности однотипных фактов хозяйственной жизни по разным контрагентам (подп. "в" п. 9 приложения N 2 к Стандарту "Учетная политика").

Здесь делается акцент на таком первичном документе, как ведомость - ведомость начисления доходов, ведомость предоставления в прокат имущества, ведомость начисления обязательств.

Если с ведомостью для начисления доходов все достаточно понятно, т. к. существует унифицированная форма - Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431), то по остальным вышеперечисленным ведомостям есть вопросы.

Несомненно, формирование одного документа для оформления однотипных операций, как и рассматриваемая выше иная периодичность формирования первичных документов нацелена в том числе на облегчение нелегкого труда ответственных исполнителей по своевременному созданию большого количества первичных документов с учетом невозможности установить дату электронного документа "задним" числом, а также на соблюдение принципа однократного ввода данных. Вместе с тем оформление одним документом совокупности операций по разным контрагентам может потребовать включения в график документооборота самостоятельно разработанных неунифицированных форм первичных документов с соблюдением требований к обязательным реквизитам, предусмотренных п. 25 Стандарта "Концептуальные основы", ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, либо определения особых регламентов формирования отдельных унифицированных форм.

В частности, если учреждение заключает большое количество однотипных долгосрочных договоров на оказание платных услуг в течение месяца (например, договоры на оказание платных образовательных услуг с одинаковым периодом обучения, суммой и порядком расчетов), целесообразно сформировать один документ сразу на все договоры. Вместе с тем в Ведомости группового начисления доходов (ф. 0510431) даже при условии организации аналитического учета расчетов по доходам по группам плательщиков не реализована возможность установить дату признания доходов будущих периодов доходами текущего года. Соответственно, для исключения двойного ввода данных учреждение вправе использовать иной самостоятельно разработанный документ - ведомость начисления доходов по долгосрочным договорам, или установить особенности формирования Извещения о начислении дохода (ф. 0510432), определив возможность его формирования по однотипным договорам при условии организации аналитического учета по доходам по группам плательщиков.

Соответственно, прежде чем применять такой подход к оформлению совокупности однотипных фактов, необходимо проанализировать возможность применения имеющихся унифицированных форм. Не исключено, что реализация данного подхода потребует самостоятельной разработки таких форм первичных документов (ведомостей).